Werkinstructie “Opschonen citations”

doorEduard

bedrijfsvermeldingen, citation, citations

Werkinstructie “Opschonen citations”

Voor het scoren in de lokale zoekresultaten is het niet zozeer van belang hoeveel links je naar je site hebt, maar hoeveel consistente bedrijfsvermeldingen over je bedrijf online staan. Een bedrijfsvermelding –ook wel “citatation” genoemd– bestaat tenminste uit de naam van je bedrijf. Dat is de meest minimale citation. Hoe completer de citation, dus hoe meer informatie over je bedrijf is vermeld, des te meer waarde hechten de zoekmachines eraan.

Dus als een bedrijfsvermelding bestaat uit:

• Naam van het bedrijf
• Adres
• Postcode & Plaats
• Telefoonnummer

dan heb je in essentie een volledige citation. Natuurlijk zouden bijvoorbeeld ook de geografische coördinaten van je bedrijfslocatie erbij kunnen staan om het nog preciezer aan te duiden, of een faxnummer, of de bedrijfsactiviteiten, openingstijden enzovoorts. Een link naar je site is mooi en maakt je citation compleet, maar dit is niet per se nodig voor een waardevolle citation.

Wat wel belangrijk is, is de consistentie van alle vermeldingen. Hiermee bedoel ik dat alle vermeldingen van je bedrijf hetzelfde zijn, tenminste de NAPT (Naam, Adres, Postcode + Plaats en Telefoonnummer).

In vrijwel alle gevallen zul je niet aan de vooravond van de lancering van een nieuw bedrijf staan en zit je dus met een bedrijf dat al enige tijd bestaat (kort of lang, dat maakt niet uit). Als gevolg hiervan staan er dus bedrijfsvermeldingen online, al of niet met een link naar je site.

Als het bedrijf is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel kun je er bijvoorbeeld van uitgaan dat je bedrijfsgegevens al ettelijke keren zijn verkocht voor gebruik in diverse online directory-sites. Maar het kan ook zijn dat jij als bedrijfseigenaar of een enthousiaste marketeer of verkoper het bedrijf met de beste wil van de wereld op zoveel mogelijk sites heeft aangemeld.

De kans is dan ook erg groot dat je online bedrijfsvermeldingen niet consistent zijn, dus dat er verschillen zitten tussen de diverse vermeldingen.

Welnu, dat is in figuurlijke zin dodelijk voor je positie in de lokale zoekresultaten. Maar voordat je nu enthousiast aan de slag gaat om zoveel mogelijk nieuwe NAPT’s of citations te verwerven, is het echter daarom van cruciaal belang dat je eerst zoveel mogelijk van je oude bedrijfsvermeldingen opspoort, controleert en waar nodig aanpast of wellicht verwijdert. Zelf heb ik nog nooit een bedrijfsvermelding willen verwijderen, maar ik kan situaties bedenken dat je liever niet een vermelding van je bedrijf ergens hebt staan, bijvoorbeeld als je bedrijfsactiviteiten volledig zijn veranderd door de loop van de tijd.

Dus om je lokale online presence te verbeteren, moet je beginnen met alle bestaande citations op te sporen, te registreren en waar nodig aan te passen.

Ga er maar vanuit dat dit –zeker als je bedrijf al een aantal jaren bestaat– niet zo 1–2–3 is gebeurd. Reserveer hier voor jezelf gerust drie tot vier weken voor. Wellicht kun je het in minder tijd, maar voor je planning en je eigen verwachtingen is het beter iets meer tijd te plannen. Bovendien heb je ook een bedrijf te runnen en kun je niet fulltime je citations opschonen…

Verwacht ook niet dat alle wijzigingen per direct live staan, nadat jij ze hebt aangebracht en heb al helemaal niet de illusie dat al je moeite per direct een effect heeft op je positie in de lokale zoekresultaten. Ooit heb ik eens een locatie binnen 24 uur vanuit het niets naar de “A”-positie aan de top zien schieten op basis van één bepaald trefwoord, maar dat was dan ook de enige keer. Vaak moet je rekenen dat je binnen een week of zes de eerste effecten kunt zien, als je goed je best doet.

En wat ook belangrijk is om te weten, is dat het dikwijls steeds moeilijker wordt, naarmate je hoger komt in de lokale zoekresultaten.

Laat je dus niet ontmoedigen en ga gewoon stug door! Je weet in elk geval dat je het niet voor niets doet!

Proces
Het proces is opgesplitst in 4 deelprocessen:

1. Voorbereiden
2. Opzoeken
3. Registreren
4. Controleren en opschonen

Elk van deze fasen bestaat uit een aantal activiteiten of stappen. Hoe dit in zijn werk gaat, leg ik in de volgende hoofdstukken uit.

Voorbereiden

Een goede voorbereiding is het halve werk! Dat geldt ook hiervoor. Omdat het cruciaal is dat de gegevens consistent zijn en om je werk en het bijhouden van je voortgang te vergemakkelijken, heb ik een Google spreadsheet voor je gemaakt, die ik via Google Drive met je kan delen. Je kunt mijn spreadsheet niet wijzigen, maar je kunt er een kopie van maken, waarna je er mee aan de slag kunt.

Om toegang te krijgen tot deze spreadsheet moet je eerst zelf een Gmailadres hebben. Dus mocht je die nog niet hebben, dan moet je er eentje aanmaken.

Begin zo snel mogelijk met het claimen van je bedrijfsvermelding in Google+. Reden hiervoor is, dat het vaak twee tot drie weken duurt, tot je de postkaart met de PIN ontvangt, waarmee je je vermelding echt je eigendom kunt maken. Soms is het mogelijk per direct via de telefoon te verifiëren, maar dit werkt lang niet altijd.

Je claimt je pagina, door hem op te zoeken in Google+, op plus.google.com/local. Daar zoek je je bedrijf op en dan klik je op de knop “Deze pagina beheren” en doorloop je alle stappen. Om een bedrijfsvermelding te claimen, moet je wel een Gmailadres hebben.

Als je je Gmailadres hebt, moet je je wellicht nog aanmelden voor Google+, op plus.google.com. Daarna voeg je mij (Eduard de Boer) toe aan je kringen, zodat ik ook gemakkelijk informatie met je kan delen op Google+. Als je de lokale SEO spreadsheet wilt hebben, moet je je aanmelden voor de nieuwsbrief, op www.reputatiecoaching.nl/nieuwsbrief. Ik stuur je dan zo snel mogelijk een mailtje met de link naar de spreadsheet op Google Drive.

Deze spreadsheet heeft een aantal tabbladen, die ik verderop allemaal zal toelichten. Open de spreadsheet en bewaar een kopie ervan. Vervolgens kun je met de kopie aan het werk.

Voor de rest heb je bij voorkeur een mailadres nodig op het domein van de website die je lokaal wilt laten scoren. Dus als je domeinnaam “bedrijf.nl” is, heb je een mailadres in de trant van “marketing@bedrijf.nl” nodig. Dit adres gebruik je tijdens het opschonen van je citations en later als je nieuwe citations gaat aanmaken.

Reden dat je hiervoor liefst geen Hotmail.com, Outlook.com of Gmailadres gebruikt, maar een mailadres op het betreffende domein, is dat dit veel geloofwaardiger overkomt, zeker in emailcorrespondentie met sites waar je wijzigingen in de citations doorgevoerd wilt hebben. Je kunt tenslotte niet zomaar een mailadres op het bedrijfsdomein krijgen, terwijl iedereen binnen een paar minuten een algemeen mailadres op bijvoorbeeld Yahoo! of Gmail kan aanmaken.

Als je dat allemaal hebt gedaan, begin je met het vullen van het eerste tabblad van de spreadsheet (“Basisdata”). Je begint met het administreren van de belangrijkste gegevens van je bedrijf, de NAP. Die bestaat uit:

• Bedrijfsnaam
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Telefoonnummer
• Officieel e-mailadres voor contact (dus niet je marketingadres, waar ik het hierboven over heb)
• Website

Daarnaast moet je nog een paar extra gegevens opnemen in je spreadsheet, die ook dikwijls worden gevraagd:

• KvK-nummer
• BTW-nummer

Voor medici heb je dan mogelijk nog een BIG-nummer (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) en voor zorgverleners moet je voor een aantal sites een AGB-code hebben. Als dit niet van toepassing is, kun je die nummers gewoon achterwege laten. In de spreadsheet is er ruimte voor 4 BIG-nummers.

Zelf registreer ik altijd de startdatum van het project en het standaard signup- of marketing mailadres. Hoewel ik weet dat het eigenlijk niet moet, gebruik ik voor het inschrijven waar mogelijk hetzelfde, extreem complexe wachtwoord dat bestaat uit tenminste 14 letters, cijfers en symbolen. Sommige sites staan je echter niet toe om een dergelijk wachtwoord te gebruiken, dus ik heb dan ook nog altijd eentje achter de hand die bestaat uit 8 letters en cijfers, waarbij ik hoofd- en kleine letters laat voorkomen.

Je kunt het hele proces van het opschonen (en later ook het aanmaken van nieuwe citations) aanzienlijk versnellen door vooraf ook goed na te denken over je relevante trefwoorden c.q. zoektermen en bedrijfsomschrijvingen van diverse lengtes (150, 200, 250, 450 en 1.000 karakters). Mijn advies is om de ruimte die je hebt, maximaal te gebruiken. Laat geen karakterpositie onbenut. De eerste vier omschrijvingen zijn het belangrijkst en zul je het meeste tegenkomen. Die van 1.000 karakters zie je slechts een enkele keer, dus je zou die eventueel leeg kunnen laten. Rechts van het omschrijving-veld zie je de actuele lengte. Mocht die over de maximaal toegestane lengte gaan, dan kleurt de lengte rood om je hierop te attenderen.

Spendeer hier echt voldoende tijd aan, want je omschrijvingen zijn ook minstens zo belangrijk. Dikwijls helpen ze niet om beter te scoren in de zoekmachines, maar wel om beter te worden vertoond op de desbetreffende sites.

Na de omschrijvingen is er ruimte voor de openingstijden. Ik zou die ook zeker invullen, dan kun je daarmee geen fouten maken.

Het laatste veld op het tabblad “Basisdata” is voor de GPS-coördinaten: lengte- en breedtegraad (“longitude” / “latitude” in het Engels).

Als je dit allemaal naar beste kunnen hebt ingevuld, kun je gaan beginnen met het monnikenwerk: het opzoeken van zoveel mogelijk vermeldingen van jouw bedrijf op Internet.

Opzoeken

Het opzoeken van jouw citations is helaas veel werk. Er zijn wel commerciële tools, zoals bijvoorbeeld de Local Citation Finder van Whitespark (affiliate link). Deze service gebruik ik zelf naar volle tevredenheid, maar die kost dus wel maandelijks geld als je ’m gebruikt. Je kunt de service wel gratis maar met enige beperingen een tijdje proberen, om te zien of het iets is, wat je kunt gebruiken.

Maar goed, als je geen commerciële tooling gebruikt, raad ik je aan je bedrijf te zoeken op basis van:

• bedrijfsnaam
• adres (straat + nummer) + postcode
• telefoonnummer en / of faxnummer
• eventuele vorige adressen
• eventuele oude telefoonnummers
• website of domeinnaam

De clou is gewoon om zoveel mogelijk citations of bedrijfsvermeldingen van je eigen bedrijf te vinden, die allemaal te controleren en waar nodig aan te passen. Daarom zou ik het ook niet laten bij het zoeken van bovenstaande gegevens op alleen Google, maar ook gebruik maken van Bing, DuckDuckGo en eventuele andere zoekmachines die je gebruikt.

Ga niet meteen aan het werk om je elke citation die je vindt te controleren en / of aan te passen; houd je in. Het werkt het beste als je eerst alle citations opspoort, ze registreert om ze pas daarna te gaan controleren en opschonen.

Registreren

Het registreren doe je in het tabblad “Citations”. Daar vul je als eerste de URL waar je de bedrijfsvermelding hebt gevonden. In het veld daarachter (“Datum opvoer”) vul je de datum in, waarop je hem hebt gevonden.

Let erop, dat je probeert díe pagina’s te vinden, waar jouw bedrijf staat vermeld en registreer de desbetreffende URL. Dus probeer altijd zover mogelijk door te klikken, zodat je geen verzamelpagina’s gaat opslaan als citation.

Probeer op deze manier zoveel mogelijk citations te vinden… Meer is in dit geval echt beter!

Geef niet te snel op. Als je bedrijf een aantal jaren bestaat, dan weet ik zeker dat je zo tientallen, zoniet honderden bedrijfsvermeldingen kunt vinden, als je even doorzet. En registreer ook de vermeldingen, waarvan je in één oogopslag ziet, dat ze wel compleet en correct zijn. Want daar gaan we in een later stadium ook nog leuke dingen mee doen.

Controleren en opschonen

Gefeliciteerd! De eerste fase van monnikenwerk zit erop! Ik ga ervan uit dat je echt je uiterste best hebt gedaan om zoveel mogelijk bedrijfsvermeldingen te vinden van je bedrijf. Let wel: je doet het niet voor mij, voor voor je eigen bedrijf en dus je eigen portemonnee!!

Nadat je alle URLs hebt geregistreerd, ga je ze één voor één controleren. Registreer in de spreadsheet in de kolom “Datum check” de datum dat je de vermelding controleert. Als de vermelding correct is, vul je de actuele datum in de kolom “Datum correct”. In de spreadsheet zijn verder nog kolommen opgenomen voor de “Username”, het “Mailadres”, het “Password” en eventuele “Opmerkingen”.

Controleer ook, of je wellicht meer gegevens op de desbetreffende site kwijt kunt, dan de gegevens die er al staan vermeld. Dikwijls zul je namelijk sites tegenkomen, waar al wel je NAP-gegevens staan, maar waar je bijvoorbeeld ook nog openingstijden, een bedrijfsomschrijving of trefwoorden kunt invullen. Soms kun je ook foto’s van je bedrijf uploaden. Lees ook beslist de volgende paragraaf voor het gebruik van foto’s, vóórdat je iets met foto’s gaat doen!

Vul echt zoveel mogelijk gegevens in.

Als je precies al je activiteiten wilt loggen in de tijd, kun je dat op het derde tabblad (“Logboek”) doen. Dit vereist wel enige discipline om vol te houden…

Het gebruik van foto’s bij je bedrijfsvermeldingen

Voor foto’s geldt: gebruik zo groot mogelijke foto’s van de beste kwaliteit die je kunt krijgen! Dus: huur een professionele fotograaf in voor het maken van je foto’s. Uploadt de foto’s dus ook in een zo hoog mogelijke resolutie. Op sommige sites gelden beperkingen ten aanzien van de foto’s. Zo mogen ze op Yelp niet groter zijn dan 10MB en op andere sites bijvoorbeeld maar 4MB of zelfs een paar honderd kilobyte. Maak diverse versies aan, om zo snel overal de foto’s te kunnen uploaden.

Hetzelfde geldt ook voor je logo: zorg ervoor dat je ook daarvoor een zo hoog mogelijke kwaliteit klaar hebt. Ook die moet je voor verschillende sites in verschillende resoluties aanbieden, maar dat kun je wel doen, als het zover is.

Vergeet niet vooraf alle foto’s te geotaggen met Picasa, voordat je begint met uploaden. Hoe je dat doet, kun je bekijken in de instructievideo “Geotag je bedrijfsfoto’s met Picasa voor betere lokale vindbaarheid”.

Zelf gebruik ik het programma “Iview Media Pro” om in de IPTC-metadata velden van de foto’s ook nog een aantal trefwoorden etc. te plaatsen. Hoewel ik nog niet echt heb kunnen zien dat dat helpt, kan het in elk geval nooit kwaad om de zoekmachines die ook foto’s indexeren, zoveel mogelijk gegevens over de foto te geven.

Tenslotte

Als het goed is, heb je nu alle bedrijfsvermeldingen die je van je bedrijf hebt kunnen vinden, waar mogelijk consistent gemaakt. Dus overal heb je exact dezelfde bedrijfsnaam, hetzelfde adres, dezelfde postcode en plaats en vooral ook hetzelfde telefoonnummer. Klasse gedaan!

Wat nu nog rest om de match met Google+ compleet te maken, is alle gegevens in Google+ te controleren, aan te passen en waar nodig uit te breiden.

Dit is echter een te uitgebreid verhaal om in deze instructie te vermelden. Die kun je dus binnenkort tegemoet zien, want daarvoor komt een aparte werkinstructie.